Was zählt als Reisekosten?

Reisekosten entstehen immer dann, wenn eine berufliche Tätigkeit außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte ausgeübt wird. Dazu gehören:
  • Fahrten mit dem Auto, Bahn, Flugzeug oder öffentlichen Verkehrsmitteln
  • Übernachtungskosten
  • Verpflegungsmehraufwand
  • Reisenebenkosten wie Parkgebühren, Maut oder Gepäckkosten

Entscheidend ist, dass eine betriebliche oder berufliche Veranlassung gegeben ist – private Reisen oder Urlaubsanteile sind nicht abzugsfähig.
1. Fahrtkosten

Für beruflich veranlasste Fahrten können Reisende unterschiedliche Kosten ansetzen:

Eigener Pkw:
  • 0,30 € pro gefahrenem Kilometer (Hin- und Rückweg)

Öffentliche Verkehrsmittel:
  • Erstattung der tatsächlichen Kosten laut Ticket

Taxi, Flug oder Mietwagen:
  • Ebenfalls vollständig abziehbar, sofern beruflich notwendig
2. Übernachtungskosten

Übernachtungen im Hotel oder in vergleichbaren Unterkünften können in tatsächlicher Höhe geltend gemacht werden. Wichtig:
  • Eine ordnungsgemäße Rechnung (mit ausgewiesener MwSt.) ist erforderlich.
  • Frühstück muss getrennt ausgewiesen werden, da es zum Verpflegungsmehraufwand zählt.
3. Verpflegungspauschalen 2025

Für Verpflegung gibt es Pauschbeträge, die ohne Einzelnachweise gelten:
  • 14 € bei Abwesenheit von mehr als 8 Stunden
  • 28 € bei 24-stündiger Abwesenheit
  • An- und Abreisetag einer mehrtägigen Reise: jeweils 14 €

Diese Pauschalen gelten immer pro Kalendertag.

Achtung:

Kosten für Mahlzeiten, die der Arbeitgeber stellt (z. B. Hotelfrühstück, Seminarbuffet), sind anzurechnen und reduzieren die Pauschale.
4. Reisenebenkosten

Reisenebenkosten können in voller Höhe abgesetzt werden. Dazu gehören:
  • Park- und Mautgebühren
  • Gepäckaufbewahrung
  • Reiseversicherungen
  • Telefon- und WLAN-Kosten
  • Visa- und Reisepassgebühren
  • Umbuchungs- und Stornokosten (sofern beruflich begründet)

Auch Trinkgelder können berücksichtigt werden – sofern sie nachvollziehbar dokumentiert sind.
5. Mischreisen: beruflich + privat

Wird eine Reise teilweise privat genutzt, ist eine klare Aufteilung erforderlich:
  • Berufliche Tage sind abziehbar
  • Private Anteile nicht
  • Reisekosten vor Ort (z. B. Hotel) müssen zeitanteilig aufgeteilt werden

Ohne eindeutige Trennung droht der komplette Verlust des Abzugs.
6. Die wichtigsten Nachweise

Damit das Finanzamt Reisekosten anerkennt, braucht es vollständige Dokumentation:
  • Anlass der Reise
  • Reisedatum und -dauer
  • Reiseziel
  • Teilnehmer
  • Belege zu Fahrt-, Übernachtungs- und Nebenkosten

Optimal ist ein Reisekostenformular oder eine digitale Reisekosten-App.